2023-08-25

Nowoczesna rejestracja czasu pracy – czym zastąpić listy obecności?

Nowoczesne technologie nie tylko ułatwiają wykonywanie różnego rodzaju prac, ale też pozwalają na szczegółową jej kontrolę. Już nie jest potrzebna osobista obecność na terenie firmy, by wiedzieć czy w pracy stawili się wszyscy pracownicy, czy też nikt nie nadużywa przerw. Podobnie sytuacja wygląda z pracownikami zdalnymi. Nie trzeba się zdawać na zaufanie do pracownika, ponieważ odpowiedni system będzie sprawdzał za nas, czy pracownik wywiązuje się z czasu pracy. Jak to wszystko działa?

Jak działa system rejestracji czasu pracy?

Zależnie od tego, czy chcemy monitorować czas pracy stacjonarnej na terenie firmy, pracy zdalnej, czy też pracy w terenie, bez problemu możemy znaleźć dedykowane rozwiązania. Każde z nich działa na zasadzie elektronicznego kontrolowania, czy pracownik znajduje się w miejscu, w którym powinien się znajdować. Zastępuje to zarówno papierowe listy obecności, w których jedynie podpis pracownika był dowodem na jego obecność w pracy, jak i osobiste kontrole pracowników zdalnych i pracujących w terenie. Czym się różnią poszczególne metody?

Rejestracja czasu pracy stacjonarnej

W przypadku pracy stacjonarnej rozwiązanie najbardziej przypomina papierową listę obecności. W gruncie rzeczy jest to jej elektroniczny odpowiednik, zawierający dodatkowe zabezpieczenia. Rejestracja czasu pracy przy tym rozwiązaniu może się odbywać na pomocą urządzeń takich jak tablety, oraz rozwiązań dedykowanych. Wszystko jest zależne od tego, jaki sposób dostępu wybierzemy. Zdecydowaną zaletą rozwiązania elektronicznego jest to, że w momencie rozpoczynania pracy czytnik robi zdjęcie osobie, która go używa. Pozwala to na wyeliminowanie możliwości używania cudzej karty lub używania kilku kart przez jedną osobę.

Czytnik zbliżeniowy

Najbardziej uniwersalnym i cieszącym się dalej dużą popularnością wyborem jest czytnik zbliżeniowy. Pracownika wyposażamy w pracowniczą kartę zbliżeniową lub stosowny token. W momencie przyjścia do pracy pracownik korzystając z odpowiedniego czytnika rejestruje swoje wejście i pojawia się automatycznie w systemie. Każdorazowe wyjście z terenu firmy wymaga w takim wypadku również użycia czytnika, co przekłada się na stosowną informację w systemie. Umożliwia to nie tylko kontrolę rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale też częstotliwości i długości przerw.

Skaner kodów QR

Rozwiązaniem, które jest bardziej na czasie w temacie rejestracji czasu pracy są skanery kodów QR. W tym wypadku zamiast klasycznego czytnika zbliżeniowego wykorzystywana jest kamerka z odpowiednim oprogramowaniem. Jako czytnik wykorzystać można równie dobrze tablet lub telefon komórkowy. Pracownik, zamiast karty lub tokena, pokazuje do kamery wygenerowany specjalnie dla niego kod QR.

Rejestracja czasu pracy zdalnej

W tym przypadku rozwiązaniem jest specjalne oprogramowanie, które instalujemy na komputerze służbowym pracownika. Alternatywą jest oprogramowanie udostępnione przez przeglądarkę internetową, do którego pracownik musi się zalogować. Przy tym rozwiązaniu system zlicza rzeczywistą aktywność pracownika, ponieważ monitoruje wszystkie czynności wykonywane na komputerze. Przy okazji pracodawca może mieć podgląd na uruchomione aplikacje.

Rejestracja czasu pracy w terenie

Praca w terenie zawsze była najcięższa do weryfikacji. Aktualnie najskuteczniejszym sposobem rejestrację czasu pracy w terenie jest lokalizator GPS. W oprogramowaniu dołączonym do lokalizatora ustalić można konkretne strefy, w których pracownik musi się znaleźć, by jego czas pracy był właściwie zliczany, bądź też samodzielnie zaliczyć czas pracy, po ustaleniu z raportu pracy lokalizatora, jaką trasą pracownik się poruszał i gdzie spędził ile czasu.

Czy elektroniczne rejestrowanie czasu pracy ma wady?

Niestety każda technologia ma swoje wady. W tym przypadku największym problemem mogą być przerwy w zasilaniu, które uniemożliwią działanie czujników, dlatego też warto zadbać o podłączenie ich do awaryjnego źródła zasilania. Bez względu na wybraną metodę, interesujące rozwiązanie znajdziesz w sklepie internetowym Centrum Systemów Bezpieczeństwa: https://csb.net.pl/